Verbessern statt ersetzen!

Unternehmen streben stets nach Verbesserungen, doch oft zögern sie, bestehende Systeme komplett auszutauschen. Die Frage lautet aber: Muss man wirklich alles austauschen, wenn gezielte Optimierungen genauso effektiv sein können?

Ein Beispiel

Ein gutes Beispiel dafür ist der manuelle Auftragseingang in einem etablierten ERP-System. Oft startet der Prozess in einem Unternehmen beim Auftragseingang im ERP. Doch der Weg zu diesem Auftragseingang kann sehr steinig sein.

• Handgeschriebene Zettel
• Fotos auf einem privaten Smartphone
• Unstrukturierte und unvollständige E-Mails
• Telefonate

Diese Informationen in die vom ERP gewünschte Form zu bringen kann zeit- und nervenaufreibend sein.

Der Auftragseingang ist bei weitem nicht der einzige Ort, wo das ERP den Prozess nicht so abbildet, wie er gelebt wird. Die Herausforderungen erstrecken sich über die gesamte Kette der Auftragsabwicklung. Auch hierzu ein paar Beispiele.

• Offertenerstellung Seitenlange handgeschiebene Notizen auf einem Klemmbrett und Fotos auf dem privaten Smartphone.
• Auftragsvorbereitung Aufwendige Terminfindung oder keinen Überblick über Materialbestellungen.
• Auftragsruchführung Gestresste Mitarbeiter, die nur mühsam den Überblick über ihren Tag halten können.
• Auftragsabschluss Rapporte und Rechnungen werden in Sysiphusarbeit zusammengestellt.
• Customer Journey Häufiges Nachfragen von Kunden, wie es um ihren Auftrag steht.

Ein Lösungsansatz

Viele Unternehmen leiden an einem, mehreren oder ähnlichen Problemen, wie den beispielhaften oben aufgeführten. Diese Unternehmen haben oft ein ERP oder andere etablierte Systeme (z. B. Buchhaltungssoftware, Branchenlösung, CRM, usw.) im Einsatz. Je nachdem haben solche Systeme bei der Einführung auch einen grossen Geldbetrag verschlungen und die Mitarbeiter sind damit geschult und effizient unterwegs. Aus diesen Gründen ist oft und verständlicherweise keine Bereitschaft da, diese Systeme durch eine massgeschneiderte Entwicklung zu ersetzen.

Wie sollen die Investitionen nun geschützt und die Probleme dennoch gelöst werden? Die Antwort ist eigentlich ganz einfach: Durch gezielte Optimierungen!

Durch den Einsatz eines digitalen Werkzeuges, sei dies eine Web-App, eine App oder einen Automatisierung, können ineffiziente und oft manuelle Arbeiten genau nach den Bedürfnissen der Unternehmen digitalisiert werden. Diese massgeschneiderten Lösungen können die Schmerzpunkte der bestehenden Systeme entfernen und den Mitarbeitern das Leben im Alltag stark vereinfachen.